Was tun, wenn´s klemmt?

Wie Task-Boards und Kanban unterstützen können, den Engpass ersichtlich zu machen?

Dieses Phänomen kennt jeder von uns:

Man ist Teil eines Teams oder einer Abteilung, sei es nun Vertrieb, Marketing, Einkauf, HR, Fertigung, Entwicklung oder eines anderen Silos. Und man arbeitet vermeintlich zusammen, als Gruppe oder Abteilung. Der Arbeitsablauf ist teamintern geregelt und Aufgaben werden zugewiesen oder ergeben sich, wie von selbst, aus den Priorisierungen, die irgendjemand für richtig hält. Die Arbeit ist im Flow, wie es so schön heißt. Kennzahlen werden in täglicher Email-Flut aufgearbeitet und eine Telefonkonferenz jagt die nächste. Nebenbei erhält man noch An- und Abfragen und man „wurschtelt“ so vor sich hin.

Eigentlich ein ganz gutes System, bei dem man sich leidlich wohlfühlt. Die tägliche Routine ist zur Gewohnheit geworden. Man könnte fast sagen, man bedient Muster und ist damit zufrieden.

Doch was passiert, wenn dieser Flow mal nicht gewährleistet ist? Die Kollegin oder der Kollege mal im Urlaub oder krank, die Aufträge kaum nachvollziehbar sind? Der gewohnte Fluss kommt ins Stocken, wir sind unzufrieden, irgendwo klemmt es. Dann neigt man sehr schnell dazu, auf die Suche nach den Verantwortlichen zu gehen, die Schuld dem abwesenden Freund zuzuweisen. Irgendeiner muss doch Schuld haben und das Desaster verursacht haben. Man neigt zu Schuldzuweisungen.

Dabei ist oftmals eine einzelne Person gar nicht schuld daran, denn wie wir alle wissen, sind Menschen austauschbar und Arbeitsstationen können doch von jedem ausgefüllt werden. Spezialist für einzelne Themen wird, wer etwas ein paar hundertmal gemacht hat. Zumindest lautet so die Theorie in vielen Tagesabläufen.

Ist das wirklich so? Oder könnte es vielleicht an einem anderen Faktor liegen, der gar nicht mal auf Personen ausgelegt, sondern vielmehr daran aufgehängt ist, dass Prozesse und Zusammenhänge nicht erkennbar sind und Abläufe inzwischen teilweise so komplex geworden sind, dass man sie gar nicht mehr erkennen kann?

Abhilfe schaffen können hier sogenannte Task- oder Kanban-Boards, die Abläufe sichtbar machen und den Flaschenhals identifizieren. Ein solches System kennen inzwischen viele von uns:

 

Mit diesem einfachsten aller Boards ist bereits der Anfang gemacht, um sich nicht zu verzetteln, den Überblick über den Tag zu haben und sich immer wieder neu zu fokussieren.

Denkt man nun größer, über die einzelnen Aufgaben hinaus, dann reicht ein einfaches Board kaum aus, um zu verdeutlichen, was wer wann erledigt. Man kann zwar auch so schon auf einen Blick erkennen, was an Tagesgeschäft noch zu erledigen ist, doch werden lediglich die Routinen sichtbar gemacht. Jetzt gilt es tiefer einzusteigen und sich der Zusammenhänge bewusst zu werden. Ein Board muss her, welches genauer ist, die Abhängigkeiten klar darstellt. Was für viele unter uns nur nach einem chaotischen Aufhängen bunter Zettel aussieht, macht genau das. Nämlich den Überblick verschaffen über das, was in der Abteilung so alles abläuft und welchen Weg ein Task tatsächlich nimmt, bis es von der Vorbereitung stetig ins Erledigt wandert.

Das Kanban-Board!

Dr. Klaus Leopold, Informatiker und Kanban-Pionier, unterscheidet hierbei zwischen drei unterschiedlichen Flughöhen, den sogenannten „Flight-Levels“:

 

  • Flight Level 1, oder die operative Ebene, dient dazu, den Ablauf innerhalb des Teams sichtbar zu machen. Auf dieser Ebene geht es um Abliefern, also die Arbeit im Blick zu haben und das Thema zu finalisieren.
  • Flight Level 2 stellt die Koordinationsebene dar, also, einfach formuliert, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Teams und Abteilungen. Hier macht man Interaktionen sichtbar und koordiniert den Prozess.
  • Flight Level 3 letztlich stellt Strategieaspekte dar.

Die wichtigsten Elemente aber bei all diesen Flugebenen und Strukturen sind, laut Leopold, Interaktionen, Kommunikation und Visualisierung. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Boards laufend gepflegt sind, führen Sie die richtigen Meetings durch, fokussieren Sie Ihre Arbeit durch WIP-Limits oder Timeboxing und fördern Sie ein Pull-Prinzip.

Die Chance, den Engpass zu erkennen ist extrem hoch. Und nebenbei auch, dass Ihr Unternehmen nicht mehr nur nach Output liefert, sondern nach dem Outcome, also nicht nur Masse, sondern auch Klasse liefert.

Ist das schon alles?

Im Grunde ja. In der agilen Welt sprechen wir immer wieder von Fehlerkultur und genau die ist es, die jetzt angesagt ist. Probieren Sie sich doch einfach aus und steigen Sie in das Thema Kanban ein. Jeder Schritt in Richtung Transparenz ist ein Schritt in die richtige Richtung. Und es wird mit jeder Iteration besser. Nichts zu tun, bringt auch keine Veränderung der bestehenden Situation.

Über den Autor:

Marc Schmetkamp ist Trainer, Coach und Moderator. Als agiler Botschafter versteht er sich darauf, Menschen aus der Reserve zu locken und kreativ aus der Komfortzone zu begleiten. In vielen Workshops war er Wegbereiter zu neuen Ansätzen, hat spielerische Lerninhalte vermittelt und Unternehmen, Teams und Organisationen in der agilen Neuausrichtung begleitet. Mit seinen Seminaren in Design Thinking, agilen Methoden und agilen Coach- und Trainerausbildung setzt er auf selbstorganisiertes Lernen und Interaktionen. Vielfältige Kooperationen mit namhaften Instituten sorgen für ein breites Angebot.

Quelle: https://www.leanability.com/de/tag/flight-levels/

 

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